Распоряжение Правительства Воронежской обл. от 19.06.2013 N 472-р
(ред. от 25.01.2021)
"Об утверждении Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области"	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 17.03.2022

ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 19 июня 2013 г. N 472-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

		Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений правительства Воронежской области
от 05.04.2016 N 177-р, от 16.08.2019 N 724-р, от 25.01.2021 N 74-р)		

В целях оптимизации работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях правительства Воронежской области:
1. Утвердить прилагаемый Регламент работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 16.08.2019 N 724-р)
2. Признать утратившими силу распоряжения правительства Воронежской области:
- от 27.05.2009 N 240-р "Об утверждении Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области";
- от 27.05.2011 N 360-р "О внесении изменений в распоряжение правительства Воронежской области от 27.05.2009 N 240-р".
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Трухачева С.Б.
(п. 3 в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 25.01.2021 N 74-р)

Исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области
А.В.ГУСЕВ

Утвержден
распоряжением
правительства Воронежской области
от 19.06.2013 N 472-р

РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

		Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 25.01.2021 N 74-р)		

1. Общие положения

1.1. Государственная информационная система Воронежской области "Автоматизированная система документационного обеспечения управления правительства Воронежской области" (далее - АС ДОУ, Система) предназначена для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства, информационного взаимодействия в структурных подразделениях правительства Воронежской области и секретариатах губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области и заместителей председателя правительства Воронежской области, а также лиц, замещающих высшие и главные должности государственной гражданской службы Воронежской области категории "помощники (советники)" (далее - структурные подразделения правительства области), исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - ИОГВ) и их подведомственных учреждениях, иных органах государственной власти области, созданных в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области, и органах местного самоуправления области (далее - ОМСУ), с которыми оператором Системы заключены соглашения об информационном взаимодействии в рамках АС ДОУ.
АС ДОУ предназначена для решения следующих задач:
- регистрация и учет документов;
- контроль исполнения документов;
- поиск документов;
- хранение документов.
1.2. Работа в АС ДОУ структурных подразделений правительства области и ИОГВ регламентируется следующими правовыми актами Воронежской области:
- Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, утвержденным указом губернатора Воронежской области от 31.12.2008 N 218-у;
- Инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденной указом губернатора Воронежской области от 11.11.2013 N 416-у (далее - Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области);
- инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденной постановлением правительства Воронежской области от 11.08.2015 N 667;
- настоящим Регламентом.
1.3. Оператором Системы является департамент цифрового развития Воронежской области.
1.4. Для целей настоящего Регламента используются следующие основные понятия.
База данных - совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных.
Подразделения АС ДОУ - структурные подразделения правительства области, ИОГВ и их подведомственные учреждения, иные органы государственной власти области, созданные в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области, и ОМСУ, с которыми оператором системы заключены соглашения об информационном взаимодействии в рамках АС ДОУ.
Делопроизводитель - сотрудник Подразделения АС ДОУ, ответственный за ведение делопроизводства, за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, контроль исполнения сроков и качества подготовки документов.
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный документооборот - движение документов в АС ДОУ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Доступ - возможность и условия получения и использования документа в АС ДОУ.
Регистрационная карточка - форма базы данных, посредством которой пользователь вносит и просматривает значения полей и вложения (файлы) электронного документа АС ДОУ.
Руководитель - должностное лицо Подразделения АС ДОУ, которое имеет полномочия для рассмотрения электронных документов в АС ДОУ, вынесения резолюций и назначения исполнителей, подписания документов Подразделения АС ДОУ.
Исполнитель - сотрудник Подразделения АС ДОУ, ответственный за создание проекта электронного документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководителю Подразделения АС ДОУ.
Пользователи - сотрудники Подразделений АС ДОУ, которые зарегистрированы оператором системы и которым присвоена (создана) персональная учетная запись в АС ДОУ.
Регистрация электронного документа - присвоение электронному документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в электронную регистрационную карточку АС ДОУ.
Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2. Состав АС ДОУ

2.1. АС ДОУ состоит из двух взаимосвязанных "Экземпляров Системы":
- "Экземпляр ПВО" - совокупность программных и аппаратных компонентов, работающих в интересах пользователей правительства области, ИОГВ и подведомственных им учреждений, иных органов государственной власти области, созданных в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области;
- "Экземпляр ОМСУ ВО" - совокупность программных и аппаратных компонентов, работающих в интересах пользователей органов местного самоуправления области.
Пользователи имеют доступ к функционалу и документам в пределах соответствующего "Экземпляра Системы".
В состав каждого "Экземпляра Системы" входит набор взаимосвязанных подсистем, состоящих из функциональных модулей (далее - модуль), баз данных и сервисов, предназначенных для выполнения функций работы с документами. Каждая подсистема соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации.
АС ДОУ позволяет создавать несколько экземпляров комплектов одного и того же модуля, базы данных (далее - БД) для выделения в отдельный деловой процесс обработки отдельных потоков документов определенных видов, определенных подразделений, определенного способа поступления.
В "Экземпляре ПВО" используются следующие комплекты модулей подсистемы "Делопроизводство":
- для модуля "Входящие" - БД "Обращения инвесторов" и БД "Судебные документы";
- для модуля "Исходящие" - БД "Заключения МНПА";
- для модуля "ОРД" - БД "НПА ПВО" и БД "Протоколы".
Для каждого модуля системы в прикладных и справочных подсистемах задаются настройки "мест регистрации", обеспечивающих децентрализованную регистрацию документов. Для Подразделений АС ДОУ в соответствующем "Экземпляре Системы" настраиваются места регистрации (далее - места регистрации Подразделений АС ДОУ) в модулях подсистемы "Делопроизводство" для регистрации документов делопроизводителем Подразделения АС ДОУ.
В "Экземпляре ПВО" в том числе используются следующие места регистрации:
- "ПВО" в модулях "Входящие", "Исходящие" и "Внутренние", БД "НПА ПВО" модуля "ОРД";
- "Нормативные правовые акты Российской Федерации" в модуле "Входящие".
Специализированные функциональные подсистемы обеспечивают полный цикл работы организации с документами и контроль их исполнения.
2.2. В состав АС ДОУ включены:
2.2.1. Прикладная подсистема "Делопроизводство", предназначенная для решения задач информационной поддержки и автоматизации работ служб документационного обеспечения:
- модуль "Входящие документы" - регистрация и контроль исполнения входящей корреспонденции;
- модуль "Исходящие документы" - регистрация исходящей корреспонденции;
- модуль "Внутренние документы" - регистрация и контроль исполнения внутренних документов;
- модуль "Обращения граждан" - регистрация и контроль исполнения обращений граждан;
- модуль "ОРД" - регистрация организационно-распорядительных документов и контроль исполнения поручений;
- модуль "Регистр НПА ИОГВ" - регистрация в электронном виде нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти области, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций, имеющих межведомственный характер.
2.2.2. Прикладная подсистема "Справочники", обеспечивающая работу с едиными справочниками, номенклатурой дел и классификаторами:
- модуль "Структура организации" - ведение иерархической организационной структуры, списка пользователей с указанием настроек рабочих мест, иерархии функциональных ролей;
- модуль "Справочник организаций" - ведение справочника сторонних организаций;
- модуль "Справочник персон" - ведение справочника персон (работников внешних организаций и граждан);
- модуль "Номенклатура дел" - ведение номенклатуры дел Подразделений АС ДОУ;
- модуль "Классификаторы" - ведение перечня постоянных значений, выбираемых в полях документов, карточках справочников.
2.2.3. Прикладная подсистема "Поручения", обеспечивающая автоматизацию процесса создания и контроля исполнения инициативных поручений руководителей Подразделений АС ДОУ.
2.2.4. Прикладная подсистема "Договоры", обеспечивающая автоматизацию документационного обеспечения процессов заключения договоров и ведения предпроектной работы.
2.2.5. Прикладная подсистема "Заседания", обеспечивающая автоматизацию процесса документооборота, сопровождающего проведение совещаний коллегиальных органов управления.
2.2.6. Прикладная подсистема "Сервис", обеспечивающая автоматизацию производственных процессов, связанных с формированием и направлением служебных сообщений:
2.2.6.1. Сервис "Уведомление" обеспечивает информирование о событиях, формируемых АС ДОУ в адрес текущего пользователя, в том числе о событиях, по которым выполнение пользователем каких-либо операций необязательно.
2.2.6.2. Сервис "Задачи" обеспечивает информирование пользователей о событиях, которые требуют от пользователя выполнения определенных действий в АС ДОУ, таких как подписание документа, исполнение резолюции и поручения, согласование, ознакомление.
2.2.6.3. Сервис "Ознакомление" обеспечивает контроль ознакомления с документами.
При получении уведомления и (или) задачи о необходимости ознакомления с документом пользователь после рассмотрения документа подтверждает в системе факт ознакомления в электронной карточке документа.
2.2.6.4. Сервис "Согласование" обеспечивает согласование документов.
При получении уведомления и (или) задачи о необходимости согласования документа пользователь после рассмотрения документа подтверждает в системе факт его согласования с замечаниями или без замечаний или несогласования.
2.2.6.5. Сервис "Списки рассылки" обеспечивает ведение списков рассылки и предназначен для формирования и хранения списков повторяющихся рассылок документов в рамках текущей организации и в другие организации.
2.2.6.6. Сервис "Формирование дел" обеспечивает формирование дел по хронологическому и предметно-вопросному принципу.
2.2.6.7. Сервис "Регистрация" предназначен для осуществления процедуры учета и присвоения регистрационных номеров документам.
2.2.6.8. Сервис "Подписание" предназначен для подписания в АС ДОУ документов в электронном виде в модулях "Исходящие", "Внутренние" и "ОРД" ЭП с возможностью использования средств шифровальной (криптографической) защиты информации (далее - СКЗИ).
Виды ЭП, которые должны быть использованы при подписании документов в АС ДОУ, - простая ЭП или усиленная квалифицированная ЭП (далее - КЭП) определяются настройками в модулях конкретного "Экземпляра Системы".
2.2.6.9. Сервис "Заверение" предназначен для заверения в АС ДОУ документов в электронном виде и может использоваться как для документов, не имеющих статуса "подписан", так и для документов, находящихся в статусе "подписан".
Сервис обеспечивает возможность заверения документов АС ДОУ в модулях "Исходящие", "Внутренние" и "ОРД" ЭП с использованием СКЗИ. Виды ЭП, которые могут быть использованы при заверении документов в АС ДОУ, определяются настройками в модулях конкретного "Экземпляра Системы".
2.2.6.10. Сервис "Аналитика" предназначен для автоматического сбора информации обо всех заданиях в АС ДОУ, поставленных на контроль в любом модуле системы.
2.2.6.11. Сервис "Отчеты" предназначен для построения отчетов по хранящейся в АС ДОУ информации, в том числе печати по формам отдельных документов.
Отчеты формируются по модулям прикладных подсистем "Делопроизводство" и "Справочники" АС ДОУ.
2.2.6.12. Сервис "Обсуждения" расширяет возможности коллективной работы пользователей, используется при необходимости получения уточнений от руководителя, автора поручения или исполнителя, а также сбора мнений и предложений от других заинтересованных пользователей по вопросу.
2.2.7. Автоматизированные рабочие места пользователей:
2.2.7.1. Веб-клиент - универсальное рабочее место, основной тип автоматизированного рабочего места пользователя Системы, который позволяет осуществлять работу всех пользователей через браузер в режиме онлайн. Пользователям доступны все действия с электронными документами в соответствии с их правами доступа.
2.2.7.2. Мобильное рабочее место (далее - МРМ) - дополнительный тип рабочего места, который позволяет осуществлять работу руководителя Подразделения АС ДОУ и его заместителя на планшетных компьютерах на платформе iOS в режиме офлайн и поддерживает два режима работы - работу руководителя с помощником и работу с документами без помощника.
На МРМ доступна работа руководителя с электронными документами, поступившими на согласование, подписание, рассмотрение, ознакомление и исполнение. В режиме работы с помощником реализована возможность передачи в МРМ иных электронных документов и материалов руководителю.
2.2.8. Интеграционные решения:
2.2.8.1. Подсистема "Обмен с МЭДО" предназначена для автоматизации взаимодействия между АС ДОУ и системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), предусматривающего обмен электронными документами: входящими, исходящими, обращениями граждан, а также электронными уведомлениями о ходе работы с такими документами.
Взаимодействие с системой МЭДО осуществляется по защищенному каналу связи по схеме 2.7 (далее - МЭДО 2.7) с использованием КЭП в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными Приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 N 186/258 (далее - Требования МЭДО), и Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 (далее - Положение о системе МЭДО).
2.2.8.2. Подсистема "Корпоративное взаимодействие "Мульти СО" предназначена для автоматизации корпоративного взаимодействия и обеспечивает обмен электронными документами: входящими, исходящими и обращениями граждан с возможностью подписания КЭП в рамках одного "Экземпляра Системы" или нескольких "Экземпляров Системы".
2.2.8.3. Подсистема "Интеграция с порталом ССТУ.РФ" предназначена для автоматизации процесса передачи результатов рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.РФ.
Передаче подлежат результаты рассмотрения обращений как полученных из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, так и всех остальных обращений граждан, зарегистрированных в АС ДОУ, поступивших в Подразделение АС ДОУ напрямую от граждан или направленных из других органов власти.
2.2.8.4. Подсистема "Взаимодействие с внешними СЭД" предназначена для реализации взаимодействия с внешними системами электронного документооборота (далее - внешние СЭД), использующими схему МЭДО 2.5 в качестве формата взаимодействия и не являющимися при этом абонентами системы МЭДО.
Взаимодействие с внешними СЭД происходит через специализированные сетевые каталоги. Функционал подсистемы обеспечивает двустороннюю передачу данных о документах, резолюциях. Передача данных происходит путем формирования и обработки пакетов данных фиксированной структуры МЭДО 2.5.
2.2.8.5. Подсистема "Интеграция с Порталом" предназначена для взаимодействия с электронным сервисом информационной системы "Портал Воронежской области в сети Интернет" (https://www.govvrn.ru) (далее - Портал) в части приема обращений граждан в адрес губернатора Воронежской области, руководителей ИОГВ и обеспечивает:
- формирование проектов регистрационных карточек обращений граждан, поступивших с Портала, в модуле "Обращения граждан" с уведомлением делопроизводителей места регистрации о поступлении обращений на регистрацию и возможностью изменения места регистрации;
- предоставление информации о ходе исполнения обращений граждан, полученных через Портал, для отображения в личном кабинете заявителя на Портале.
Кроме того, подсистема обеспечивает предоставление информации о ходе исполнения обращений граждан, полученных через систему МЭДО, для отображения в личном кабинете заявителя на сайте Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций (http://kremlin.ru).
2.2.8.6. Подсистема для загрузки и создания регистрационных карточек обращений из xml-файлов, выгружаемых из системы "Сетевой справочный телефонный узел" (далее - ССТУ).
Подсистема предназначена для загрузки в модуль "Обращения граждан" учетных карточек устных сообщений, полученных по телефону и зарегистрированных диспетчером на автоматизированном рабочем месте системы ССТУ и обеспечивает:
- импорт обращений с выбором загружаемого xml-файла, по которому в модуле "Обращения граждан" создаются проекты регистрационных карточек зарегистрированных в ССТУ обращений с учетом места регистрации делопроизводителя, осуществляющего загрузку;
- перенумерацию обращений, при которой выбранные обращения ССТУ получают новые регистрационные номера в соответствии с правилами формирования номеров обращений ССТУ и порядковым номером, установленными в АС ДОУ для текущего места регистрации.
2.2.9. Подсистема защиты информации (далее - система защиты информации АС ДОУ) предназначена для предотвращения или существенного затруднения нанесения ущерба от угроз информационной безопасности в АС ДОУ.

3. Сопровождение и администрирование системы

3.1. Программное и организационно-техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации обеспечивает оператор системы.
3.2. Администрирование системы (за исключением системы защиты информации АС ДОУ) осуществляют Администраторы АС ДОУ: системный администратор (далее - администратор инфраструктуры), администратор информационного обеспечения (далее - предметный администратор).
Функции администраторов АС ДОУ могут выполняться одним и тем же администратором (включая выполнение всех функций). Для обеспечения взаимозаменяемости Администраторов АС ДОУ каждого типа может быть несколько.
3.3. Администратор инфраструктуры осуществляет функции по установке и обновлению серверного и пользовательского программного обеспечения АС ДОУ, регистрирует новых пользователей, проводит регламентные работы по техническому обслуживанию серверов системы, выполняет и контролирует резервное копирование данных системы, выполняет перезапуск и восстановление данных системы после сбоев.
3.4. Предметный администратор производит настройку модулей и сервисов прикладных подсистем, следит за работоспособностью подсистем при обновлении, назначает определенный уровень доступа к модулям системы, формирует специализированные группы пользователей системы и определяет функции пользователей системы по действиям с документами.
3.5. Администрирование системы защиты информации АС ДОУ осуществляется оператором Системы.
3.6. Администрирование установленных на автоматизированные рабочие места пользователей АС ДОУ средств защиты информации осуществляется Подразделением АС ДОУ (за исключением структурных подразделений правительства области) во взаимодействии с оператором Системы.

4. Обеспечение защиты информации в АС ДОУ

4.1. АС ДОУ является государственной информационной системой Воронежской области, для которой определен 3-й класс защищенности (К3), а также необходимо обеспечение 3-го уровня защищенности персональных данных (УЗ 3).
4.2. В АС ДОУ обрабатывается общедоступная информация и информация ограниченного доступа, не содержащая сведения, составляющие государственную тайну.
Обработка информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, или служебной информации ограниченного распространения с использованием АС ДОУ не допускается.
4.3. Защита информации, содержащейся в АС ДОУ, является частью работ по развитию и эксплуатации АС ДОУ и обеспечивается на всех стадиях ее развития, в ходе эксплуатации и вывода из эксплуатации путем принятия правовых, организационных и технических мер защиты информации, направленных на блокирование (нейтрализацию) угроз безопасности информации в АС ДОУ, в рамках системы защиты информации АС ДОУ.
Правовые, организационные и технические меры защиты информации, содержащейся в АС ДОУ, принимаются оператором Системы и направлены:
- на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
- соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
- предоставление правомерного доступа к информации.
Обеспечение защиты информации, содержащейся в АС ДОУ, осуществляется оператором Системы.
4.4. Пользователи АС ДОУ имеют разные права доступа в АС ДОУ в зависимости от должностных обязанностей и выполняемых функций.
Оператор Системы осуществляет управление (заведение, активация, блокирование и уничтожение) учетными записями пользователей АС ДОУ, а также наделение учетных записей пользователей правами доступа (минимально необходимыми) в АС ДОУ.
Права доступа пользователей к модулям Системы назначают администраторы АС ДОУ на основании заявки руководителя Подразделения АС ДОУ. Доступ к документам в Системе назначают исполнители данных документов в соответствии с поручением руководителя или должностными обязанностями исполнителя документа.
Оператор Системы ведет учет пользователей АС ДОУ.
4.5. При получении доступа в АС ДОУ производится идентификация и аутентификация пользователя по логину и паролю.
4.6. Оператором Системы в АС ДОУ осуществляется регистрация действий пользователей и событий безопасности.
4.7. Способы подключения автоматизированных рабочих мест к АС ДОУ, а также меры защиты информации, которые должны быть реализованы на данных рабочих местах, доводятся оператором Системы до всех Подразделений АС ДОУ.
4.8. Подразделения АС ДОУ обязаны выполнять в части касающейся требования к защите информации, содержащейся в АС ДОУ, сформированные и предоставленные оператором Системы.
Предоставление доступа в АС ДОУ, в том числе подключение автоматизированных рабочих мест к АС ДОУ, осуществляется оператором Системы после выполнения мер защиты информации соответствующим Подразделением АС ДОУ и предоставления оператору Системы подтверждающих этот факт сведений, содержащих информацию об адресе размещения автоматизированного рабочего места.
4.9. Подразделения АС ДОУ, пользователи АС ДОУ обязаны обеспечивать конфиденциальность информации ограниченного доступа, обработка которой предусмотрена настоящим Регламентом, а также парольной информации, предназначенной для доступа к АС ДОУ, и не допускать ее разглашения.
4.10. Оператором Системы проводятся мероприятия по контролю (мониторингу) за обеспечением уровня защищенности информации, содержащейся в АС ДОУ, включая выполнение Подразделениями АС ДОУ мер защиты информации, предоставленных оператором Системы.
В случае невыполнения Подразделением АС ДОУ мер защиты информации предоставление ему доступа в АС ДОУ или подключение его отдельных автоматизированных рабочих мест к АС ДОУ приостанавливается оператором Системы до момента устранения имеющихся нарушений по защите информации.

5. Порядок предоставления доступа в АС ДОУ

5.1. К работе в АС ДОУ допускаются сотрудники Подразделений АС ДОУ, которые ознакомлены с правилами работы в АС ДОУ, утвержденными приказом оператора системы, а также настоящим Регламентом. Ознакомление с вышеуказанными документами осуществляет сотрудник Подразделения АС ДОУ, на которого возложены обязанности по защите информации.
Для каждого сотрудника Подразделения АС ДОУ, допущенного к работе с АС ДОУ, оператором системы создается (регистрируется) персональная учетная запись (далее - учетная запись пользователя), с использованием которой сотрудник получает доступ и работает в АС ДОУ.
Недопустимо использование разными пользователями одной и той же учетной записи в АС ДОУ.
5.2. Порядок создания учетной записи пользователя.
Процедура создания (регистрации) учетной записи пользователя инициируется Подразделением АС ДОУ заявкой в адрес оператора Системы на бланке Подразделения АС ДОУ с соблюдением требований, указанных в пункте 6.2 настоящего Регламента.
В заявке в обязательном порядке указываются:
- должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, контактные данные: рабочий телефон и/или рабочая электронная почта;
- основание для регистрации учетной записи пользователя (реквизиты правового акта о приеме/назначении сотрудника на должность, информация о наличии в должностном регламенте (инструкции) сотрудника обязанностей, предусматривающих работу в АС ДОУ, или реквизиты правового акта, определяющего работу сотрудника в АС ДОУ);
- сведения, необходимые для предоставления в АС ДОУ прав доступа в соответствии с возложенными на сотрудника должностными обязанностями: для Руководителя - планируется ли работа с использованием МРМ, для Делопроизводителя - перечень модулей, баз данных и мест регистрации подсистемы "Делопроизводство" для регистрации документов;
- адрес места нахождения автоматизированного рабочего места.
Оператор Системы рассматривает представленную заявку и совершает необходимые действия по созданию (регистрации) учетной записи пользователя с присвоением учетной записи необходимых прав доступа в АС ДОУ и начального значения пароля, а также по подключению автоматизированного рабочего места к АС ДОУ.
По окончании создания (регистрации) учетной записи соответствующий пользователь об этом уведомляется оператором Системы и получает от него лично необходимую для осуществления доступа в АС ДОУ парольную информацию.
При первом входе в Систему пользователь обязан сменить предустановленный оператором Системы пароль на другой, удовлетворяющий следующим минимальным требованиям сложности:
- состоять не менее чем из семи символов;
- содержать символы трех категорий из числа следующих четырех:
- прописные буквы английского алфавита от A до Z,
- строчные буквы английского алфавита от a до z,
- десятичные цифры (от 0 до 9),
- символы, не принадлежащие алфавитно-цифровому набору (например, !, $, #, %).
5.3. Порядок изменения прав доступа или прекращения доступа в АС ДОУ.
При изменении должностных обязанностей пользователя и необходимости изменения прав доступа в АС ДОУ, переводе/увольнении сотрудника Подразделение АС ДОУ, в котором работает (работал) сотрудник, должно не позднее трех рабочих дней, следующих за днем возникновения события, а в случае плановых изменений - за три рабочих дня до предполагаемого события, повлекшего необходимость изменения прав доступа или удаления учетной записи пользователя, уведомить об этом оператора Системы направлением заявки на бланке Подразделения АС ДОУ с соблюдением требований, указанных в пункте 6.2 настоящего Регламента.
В заявке в обязательном порядке указывается:
- должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника;
- дата прекращения полномочий пользователя;
- сведения, необходимые для предоставления в АС ДОУ прав доступа в соответствии с изменениями в должностных обязанностях сотрудника.
Оператор Системы рассматривает представленную заявку и совершает необходимые действия по изменению прав доступа пользователя в АС ДОУ или блокировке (удалению) учетной записи пользователя, отключению АРМ от АС ДОУ в срок, не превышающий 5 рабочих дней от даты получения заявки.

6. Порядок сопровождения модуля "Структура организации"

6.1. Модуль "Структура организации" относится к системным словарям. Данные из него используются при заполнении полей карточек документов, определении доступа к документам.
Модуль содержит информацию об иерархии и штатной структуре в АС ДОУ, состоящей из структурных единиц (подразделений и организаций) и штатных единиц, на которые назначены пользователи Подразделений АС ДОУ, которые наравне с назначенными штатными и структурными единицами могут быть использованы в качестве участников документооборота в реквизитах документов.
В модуле "Структура организации" возможно назначение замещающих лиц в системе АС ДОУ (далее - замещающий), которые получают возможность выполнять в АС ДОУ все действия, что и лицо (сотрудник), которого замещают (исполняют которого обязанности). Также замещающие получают в Системе уведомления и задачи замещаемых сотрудников.
В модуле "Структура организации" возможно назначение пользователям прав чтения документов других пользователей, а также документов конкретного Подразделения АС ДОУ или определенного модуля подсистемы "Делопроизводство".
К модулю "Структура организации" имеют право чтения все пользователи АС ДОУ.
6.2. Подразделения АС ДОУ в установленном порядке направляют в адрес оператора Системы заявки, подписанные руководителем или иным уполномоченным лицом Подразделения АС ДОУ:
- о регистрации учетной записи нового пользователя АС ДОУ для участия в электронном документообороте с указанием необходимых для исполнения должностных обязанностей и настройки прав доступа сведений;
- об удалении пользователя АС ДОУ (в случае увольнения) с указанием сведений о передаче доступа к документам, резолюциям и поручениям от одного пользователя другому при необходимости;
- о внесении изменений в справочники АС ДОУ о зарегистрированном пользователе (в случаях смены фамилии, имени, отчества (при наличии), должности сотрудника) или о внесении изменений в структуру Подразделения АС ДОУ (в связи с организационно-штатными мероприятиями);
- о настройках в Системе, определенных для пользователей прав доступа в соответствии с возложенными должностными обязанностями, в том числе настройках прав замещения или чтения документов других пользователей, чтения документов конкретного Подразделения АС ДОУ или конкретного модуля подсистемы "Делопроизводство".
При регистрации учетных записей пользователей в Системе генерируются ключи простой ЭП, подтверждающие полномочия сотрудников Подразделений АС ДОУ на подписание электронных документов в модулях подсистемы "Делопроизводство". Логин и предустановленный пароль для доступа в АС ДОУ передаются Администратором АС ДОУ пользователю либо иному уполномоченному лицу, указанному в заявке Подразделения АС ДОУ, с сохранением их конфиденциальности.
В случае возникновения права подписи, необходимости изменений права подписи, отзыва права подписи, а также в случае увольнения или изменения данных сотрудника, имеющего доступ в АС ДОУ, Подразделение АС ДОУ обязано в течение трех рабочих дней направить в адрес оператора Системы в установленном порядке заявку для внесения изменений в АС ДОУ. В случае плановых изменений заявка должна быть направлена за три рабочих дня до предполагаемого события.
Предоставление пользователям "Экземпляра ПВО" прав доступа к документам других Подразделений АС ДОУ или к какому-либо модулю в целом осуществляется оператором Системы на основании поручения заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора и правительства области.
6.3. Администраторы АС ДОУ в модуле "Структура организации" в соответствии с заявками Подразделений АС ДОУ:
- регистрируют в Системе учетные записи новых пользователей и осуществляют настройку автоматизированных рабочих мест;
- удаляют в Системе учетные записи зарегистрированных пользователей с передачей доступа к документам, резолюциям и поручениям при необходимости;
- изменяют в Системе данные пользователей и Подразделений АС ДОУ;
- устанавливают в Системе права доступа пользователей, необходимые для выполнения возложенных должностных обязанностей.

7. Общие принципы работы

7.1. Работа с электронными документами.
В зависимости от поставленных задач пользователи Системы работают в различных модулях и базах данных (далее - БД) соответствующего "Экземпляра Системы".
В модулях Системы создаются регистрационные карточки документов (внутренние, входящие, исходящие документы, поручения, нормативные правовые акты). Информация об электронных документах, включая текстовые или сканированные образы, вносится в соответствующие поля карточек. При присоединении образа электронного документа к регистрационной карточке исполнитель документа несет ответственность за соответствие образа подписанному уполномоченным должностным лицом оригиналу.
В зависимости от прикладных настроек при создании электронного документа определенного "комплекта" электронный документ создается в выбранном "комплекте" модуля и затем в зависимости от настроек мест регистрации создавшего электронный документ пользователя происходит дальнейший процесс жизненного цикла электронного документа.
В АС ДОУ реализовано автоматическое создание исходящих документов по резолюциям и поручениям в документах модулей подсистемы "Делопроизводство", в которых в качестве исполнителей указаны сотрудники внешних организаций.
7.2. Оповещения.
Все уведомления и задачи пользователей о выданных им резолюциях, поручениях и документах, с которыми необходимо ознакомиться или выполнить действия в АС ДОУ, а также информационные сообщения поступают в разделы "Уведомления" и "Задачи".
Каждому пользователю Системы доступны только адресованные ему уведомления и задачи, а также при соответствующих настройках в Системе - уведомления и задачи замещаемых сотрудников.

8. Порядок работы со входящими,
исходящими и внутренними документами

8.1. Работа со входящими документами, в том числе входящими электронными документами, поступившими с использованием подсистем "Корпоративное взаимодействие Мульти СО", "Взаимодействие с внешними СЭД" и "Обмен с МЭДО", адресованными губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства Воронежской области, заместителям председателя правительства Воронежской области (далее - должностные лица правительства области).
8.1.1. Регистрация входящих документов, адресованных должностным лицам правительства области, осуществляется в модуле "Входящие документы" "Экземпляра ПВО".
8.1.2. Специалисты организационного управления правительства области после предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции (входящего документа) формируют в модуле "Входящие документы" регистрационные карточки, регистрируют их, сканируют и направляют электронные документы на рассмотрение должностным лицам правительства области в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей.
8.1.3. По входящим электронным документам, поступившим в адрес должностных лиц правительства области с использованием подсистем "Корпоративное взаимодействие Мульти СО", "Взаимодействие с внешними СЭД" и "Обмен с МЭДО", в модуле "Входящие документы" сервисами подсистем взаимодействия создаются проекты регистрационных карточек входящих электронных документов и формируются уведомления и задачи делопроизводителям о необходимости их регистрации.
Специалисты организационного управления правительства области после предварительного рассмотрения созданных проектов регистрационных карточек входящих документов регистрируют электронные документы и направляют на рассмотрение должностным лицам правительства области в соответствии с установленным в правительстве области распределением полномочий.
8.1.4. Должностное лицо правительства области получает уведомления и задачи о поступивших на рассмотрение входящих электронных документах, рассматривает входящие электронные документы, определяет ответственного исполнителя и соисполнителей (при необходимости), создает в регистрационной карточке электронного документа резолюции и направляет их на исполнение (руководителям структурных подразделений правительства области или ИОГВ, главам (главам администраций) муниципальных районов и городских округов области по согласованию).
В случае постановки резолюции на контроль в ней указывается контрольный срок и контролирующее лицо (при необходимости).
8.1.5. Руководитель структурного подразделения правительства области, ИОГВ получает уведомления и задачи о поступивших на исполнение входящих электронных документах, рассматривает входящие электронные документы, определяет ответственного исполнителя и соисполнителей (при необходимости), создает в регистрационной карточке электронного документа резолюции и направляет их на исполнение.
В случае постановки резолюции на контроль в ней указывается контрольный срок и контролирующее лицо (при необходимости).
При получении уведомления и задачи о необходимости ознакомления с документом руководитель или замещающий после рассмотрения документа подтверждает факт ознакомления в электронной карточке документа.
8.1.6. Ответственные исполнители и соисполнители получают уведомления и задачи о поступивших на исполнение электронных документах, исполняют резолюции и делают отметки об исполнении в регистрационных карточках электронных документов.
8.2. Работа с входящими документами, в том числе входящими электронными документами, поступившими с использованием подсистем "Корпоративное взаимодействие Мульти СО", "Взаимодействие с внешними СЭД" и "Обмен с МЭДО", в Подразделениях АС ДОУ.
8.2.1. Регистрация входящих документов в Подразделениях АС ДОУ осуществляется в модуле "Входящие документы" соответствующего "Экземпляра Системы".
8.2.2. Делопроизводители места регистрации Подразделения АС ДОУ после предварительного рассмотрения входящего документа формируют регистрационные карточки, регистрируют их, сканируют и направляют электронные документы на рассмотрение руководителю.
По входящим электронным документам, поступившим в адрес Подразделения АС ДОУ с использованием подсистем "Корпоративное взаимодействие Мульти СО", "Взаимодействие с внешними СЭД", "Обмен с МЭДО" (в адрес структурных подразделений правительства области и ИОГВ), в модуле "Входящие документы" сервисами подсистем взаимодействия создаются проекты регистрационных карточек входящих электронных документов и формируются уведомления и задачи о необходимости их регистрации (делопроизводителям соответствующих мест регистрации). Делопроизводитель места регистрации после предварительного рассмотрения регистрационных карточек входящих электронных документов регистрирует их и направляет на рассмотрение руководителю.
8.2.3. Руководитель получает уведомления и задачи о поступивших на рассмотрение входящих электронных документах, рассматривает входящие электронные документы, определяет ответственного исполнителя и соисполнителей (при необходимости), создает в регистрационных карточках документов резолюции и направляет их на исполнение. При необходимости постановки резолюции на контроль в ней указываются контрольный срок и контролирующее лицо.
8.2.4. Ответственные исполнители и соисполнители получают уведомления и задачи о поступивших на исполнение электронных документах, исполняют резолюции и делают отметки об исполнении в электронной карточке документа.
8.3. Работа с исходящими документами.
8.3.1. Регистрация исходящих документов осуществляется в модуле "Исходящие документы" соответствующего "Экземпляра Системы".
8.3.2. Порядок работы с исходящими документами, направленными в адрес организаций, которые не являются участниками МЭДО в соответствии с Положением о системе МЭДО.
Исполнитель, подготовивший исходящий документ, формирует и заполняет регистрационную карточку исходящего документа и направляет документ на бумажном носителе на подпись руководителю.
Документ также может быть направлен на подпись руководителю в АС ДОУ в электронной форме при необходимости его подписания ЭП. Вид ЭП (простая ЭП или КЭП) определяется настройками в Системе.
В структурных подразделениях правительства области и ИОГВ электронный образ проектов исходящих документов по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения, награждения и применения мер дисциплинарного взыскания к электронной карточке не прикрепляется.
При формировании ответа на входящий документ исполнитель связывает регистрационную карточку создаваемого документа с соответствующим входящим документом.
Руководитель подписывает подготовленный на бумажном носителе исходящий документ, в том числе ЭП в АС ДОУ (при необходимости).
В случае подписания документа на бумажном носителе делопроизводитель места регистрации регистрирует и сканирует подписанный руководителем исходящий документ.
В структурных подразделениях правительства области и ИОГВ электронный образ исходящих документов по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения, награждения и применения мер дисциплинарного взыскания к электронной карточке не прикрепляется.
8.3.3. Порядок работы с исходящими документами в адрес организаций, являющихся участниками МЭДО в соответствии с Положением о системе МЭДО (далее - исходящий документ МЭДО), в "Экземпляре ПВО" с использованием подсистемы "Обмен с МЭДО" в правительстве области, в том числе в структурных подразделениях правительства области и ИОГВ.
Исполнитель в модуле "Исходящие" "Экземпляра ПВО" формирует и заполняет регистрационную карточку исходящего документа МЭДО, прикрепляет к электронной карточке файл сопроводительного письма, оформленный в соответствии с Требованиями МЭДО, и файлы приложений (при необходимости), направляет его на согласование (при необходимости) и после завершения процедуры согласования направляет на подпись руководителю.
При необходимости направления документа адресату на бумажном носителе или хранения в архиве исполнитель готовит и направляет на подпись руководителю сопроводительное письмо и приложения к нему (при наличии) на бумажном носителе.
Руководитель получает в АС ДОУ уведомление и задачу о направлении на подпись исходящего документа МЭДО, подписывает документ КЭП или отказывает в подписи с указанием причины отказа.
Делопроизводитель регистрирует подписанный КЭП руководителя исходящий документ МЭДО и отправляет по МЭДО.
В регистрационной карточке исходящего письма МЭДО отображается информация об отправке письма по МЭДО, а также о его доставке, регистрации или отказе в регистрации в системе электронного документооборота организации - участника МЭДО.
8.4. Работа с внутренними электронными документами.
8.4.1. Регистрация внутренних электронных документов осуществляется в модуле "Внутренние документы" соответствующего "Экземпляра Системы".
8.4.2. Внутренняя переписка в "Экземпляре ПВО" между правительством области, в том числе структурными подразделениями правительства области, ИОГВ и их подведомственными учреждениями, осуществляется в АС ДОУ с использованием ЭП без дублирования на бумажном носителе.
Вид ЭП (простая ЭП или КЭП) определяется настройками в системе и должен соответствовать порядку работы с определенным видом документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области.
Электронные документы, подписанные в модуле "Внутренние документы" ЭП подписанта, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
8.4.3. Исполнитель формирует и заполняет регистрационную карточку внутреннего документа, прикрепляет электронный образ подготовленного документа, направляет его на согласование (при необходимости), после завершения процедуры согласования направляет на подпись руководителю.
В структурных подразделениях правительства области и ИОГВ электронный образ внутренних документов и их проектов по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения, награждения и применения мер дисциплинарного взыскания к электронной карточке не прикрепляется.
8.4.4. Руководитель получает в АС ДОУ уведомление и задачу о направлении на подпись, подписывает документ ЭП или отказывает в подписи (с указанием причины отказа).
8.4.5. Делопроизводитель регистрирует подписанный ЭП руководителя внутренний документ.
8.4.6. Руководитель Подразделения АС ДОУ - получателя документа принимает уведомления и задачи о поступивших на рассмотрение внутренних электронных документах, рассматривает внутренние электронные документы, определяет ответственного исполнителя и соисполнителей (при необходимости), создает в регистрационной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение.
При постановке исполнения внутреннего электронного документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.
8.4.7. Ответственный исполнитель и соисполнители принимают уведомления и задачи о поступивших на исполнение внутренних электронных документах, выполняют резолюцию и делают отметку об исполнении в регистрационной карточке документа.
При получении уведомления и задачи о необходимости ознакомления с электронным документом исполнитель после рассмотрения электронного документа подтверждает факт ознакомления в регистрационной карточке внутреннего документа.
8.5. К модулям "Входящие документы", "Исходящие документы" и "Внутренние документы" соответствующего "Экземпляра Системы" имеют доступ все пользователи АС ДОУ.
8.6. Для изменения срока контроля документа по указанию руководителя делопроизводитель снимает с контроля поручение и формирует новую контрольную резолюцию с указанием причины переноса срока и нового срока контроля.
В соответствии с поручением руководителя для смены контролирующего лица или ответственного исполнителя делопроизводитель снимает с контроля поручение и формирует новую контрольную резолюцию с указанием срока контроля и нового контролирующего лица или ответственного исполнителя.
8.7. Порядок работы с документами в БД "Обращения инвесторов", БД "Судебные документы" и БД "Заключения МНПА" определен в Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области.

9. Порядок работы с обращениями граждан

Регистрация обращений граждан осуществляется в модуле "Обращения граждан" соответствующего "Экземпляра Системы".
9.1. Работа с обращениями граждан, поступившими в правительство области или должностным лицам правительства области.
9.1.1. Письменные и устные обращения граждан в правительство области или должностным лицам правительства области регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан правительства области.
Специалисты управления по работе с обращениями граждан правительства области после аннотирования поступивших обращений граждан формируют в модуле "Обращения граждан" "Экземпляра ПВО" регистрационную карточку обращения, регистрируют обращение и направляют его должностным лицам правительства области, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, для принятия решения о порядке рассмотрения обращения.
При организации личного приема граждан зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение руководителям, ведущим прием граждан. Поручения, данные на личном приеме граждан, также заносятся в карточки обращений и направляются на исполнение.
Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения к электронной регистрационной карточке обращения.
9.1.2. По обращениям граждан, поступившим в адрес должностных лиц правительства области с использованием подсистем "Обмен с МЭДО" и "Интеграция с Порталом", сервисы подсистем взаимодействия в модуле "Обращения граждан" "Экземпляра ПВО" создают проекты электронных регистрационных карточек обращений и формируют делопроизводителям уведомления и задачи на регистрацию.
Специалисты управления по работе с обращениями граждан правительства области после предварительной обработки проектов электронных регистрационных карточек обращений, поступивших в адрес должностных лиц правительства области через Портал или по МЭДО, регистрируют обращения и направляют должностным лицам правительства области, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, для принятия решения о порядке рассмотрения обращения.
9.1.3. Должностное лицо правительства области получает уведомления и задачи о поступивших на рассмотрение обращениях граждан, определяет ответственного исполнителя и соисполнителей (при необходимости), создает в регистрационной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение руководителю структурного подразделения правительства области, ИОГВ или руководителю своего секретариата для перенаправления обращения по компетенции в иной орган власти.
9.1.4. Руководитель структурного подразделения правительства области, ИОГВ, секретариата должностного лица правительства области получает уведомления и задачи о поступивших на рассмотрение и исполнение обращениях граждан, ознакамливается с содержанием обращений, создает в регистрационной карточке электронного документа резолюцию и направляет на исполнение ответственному исполнителю.
При получении уведомления и задачи о необходимости ознакомления с электронным документом руководитель после рассмотрения электронного документа подтверждает факт ознакомления в регистрационной карточке документа.
При постановке исполнения поручения на контроль в электронной карточке резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.
9.1.5. Ответственные исполнители и соисполнители получают уведомления и задачи о поступивших им на исполнение поручениях по обращениям граждан, выполняют их и создают отчет об исполнении соответствующего поручения.
При истребовании дополнительных материалов в других организациях исполнители формируют запрос как исходящий или внутренний документ.
При подготовке ответа на обращение исполнители формируют в системе исходящий документ - результат.
При формировании запроса или ответа на обращение исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого документа с обращением.
9.2. Работа с обращениями граждан, поступившими в Подразделения АС ДОУ.
9.2.1. Письменные и устные обращения граждан, поступившие в Подразделения АС ДОУ, регистрируются делопроизводителями соответствующего места регистрации в модуле "Обращения граждан" соответствующего "Экземпляра Системы".
Делопроизводители места регистрации Подразделения АС ДОУ формируют в модуле "Обращения граждан" электронную регистрационную карточку обращения, регистрируют обращение и направляют его на рассмотрение руководителю.
9.2.2. По обращениям граждан, поступившим в адрес руководителей структурных подразделений правительства области, ИОГВ по каналам электронного взаимодействия с использованием подсистемы "Интеграция с Порталом", сервисы подсистемы в модуле "Обращения граждан" "Экземпляра ПВО" создают проекты электронных регистрационных карточек обращений и формируют делопроизводителям соответствующих мест регистрации уведомления (задачи) на регистрацию.
Делопроизводители мест регистрации после предварительной обработки проектов электронных регистрационных карточек обращений, поступивших с Портала, регистрируют обращения и направляют на рассмотрение руководителю.
9.2.3. Руководитель или замещающий получает уведомления (задачи) о поступивших на рассмотрение обращениях граждан, ознакамливается с содержанием обращений, определяет ответственного исполнителя и соисполнителей (при необходимости), создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение.
При постановке исполнения поручения на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.
9.2.4. Ответственные исполнители и соисполнители получают уведомления и задачи о поступивших им на исполнение поручениях по обращениям граждан, выполняют их и создают отчет об исполнении соответствующего поручения.
При истребовании дополнительных материалов в других организациях исполнители формируют запрос как исходящий или внутренний документ.
При подготовке ответа на обращение исполнители формируют в системе исходящий документ - результат.
При формировании запроса или ответа на обращение исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого документа с обращением.
9.2.5. По завершении рассмотрения обращения (не позднее 30-дневного, а в случае продления рассмотрения - 60-дневного срока) ответственный исполнитель формирует в электронной карточке обращения итоговый отчет о результатах рассмотрения вопросов обращения.
9.3. К модулю "Обращения граждан" соответствующего "Экземпляра Системы" доступ пользователей АС ДОУ ограничен в зависимости от выполняемых должностных обязанностей и назначенных прав доступа.

10. Порядок работы с правовыми актами

10.1. Регистрация правовых актов губернатора и правительства области и законов области производится в модуле "ОРД" БД "НПА ПВО" "Экземпляра ПВО".
10.1.1. После подписания правового акта уполномоченным должностным лицом исполнитель проекта правового акта формирует и заполняет регистрационную карточку, присоединяет к ней электронный образ проекта правового акта. Исполнитель несет ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта на бумажном носителе в соответствии с действующим законодательством.
После подписания губернатором области закона области специалисты правового управления правительства области формируют и заполняют электронную карточку, присоединяют к ней электронный образ закона области.
При формировании электронной карточки правового акта электронный образ проекта правового акта не присоединяется к ней в случае, если он не подлежит официальному опубликованию: по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения и применения мер дисциплинарного взыскания (информация о неприсоединении к электронной карточке электронного образа проекта правового акта указывается в пояснительной записке, а также в поле "Особые отметки" раздела "Содержание" электронной карточки документа).
10.1.2. Специалисты правового управления правительства области, управления государственной службы и кадров правительства области регистрируют утвержденные правовые акты в БД "НПА ПВО" и направляют в АС ДОУ на ознакомление согласно спискам рассылки.
Специалисты правового управления правительства области регистрируют подписанные губернатором области законы области в БД "НПА ПВО" и направляют их на опубликование в соответствии с действующим законодательством.
10.1.3. После официального опубликования правового акта специалисты правового управления правительства области, управления государственной службы и кадров правительства области вносят сведения об официальном опубликовании в электронную карточку документа.
Электронный образ правового акта не присоединяется к электронной карточке в случае, если он не подлежит официальному опубликованию: по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения и применения мер дисциплинарного взыскания (информация о неприсоединении к электронной карточке электронного образа правового акта указывается в пояснительной записке, а также в поле "Особые отметки" электронной карточки документа).
10.1.4. При внесении изменений в правовой акт, закон области или отмене правового акта, закона области специалисты правового управления правительства области, управления государственной службы и кадров правительства области ставят отметку об изменении или отмене с указанием правового акта, на основании которого правовой акт изменен или отменен.
10.1.5. При получении Подразделением АС ДОУ уведомления и задачи о необходимости ознакомления с правовым актом руководители или замещающие подтверждают факт ознакомления в регистрационной карточке документа и направляют правовой акт на ознакомление или исполнение сотрудникам согласно поручению.
10.2. Регистрация правовых актов ИОГВ и иных Подразделений АС ДОУ производится в модуле "ОРД" соответствующего "Экземпляра Системы".
10.2.1. После подписания правового акта соответствующим руководителем на бумажном носителе исполнитель проекта правового акта формирует и заполняет регистрационную карточку, присоединяет к ней электронный образ проекта правового акта в редакции, в которой этот документ был принят.
Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта на бумажном носителе в соответствии с действующим законодательством.
В ИОГВ при формировании регистрационной карточки правового акта электронный образ проекта правового акта не присоединяется к ней в случае, если он не подлежит официальному опубликованию: по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения и применения мер дисциплинарного взыскания. Информация о неприсоединении к регистрационной карточке электронного образа правового акта указывается в пояснительной записке, а также в поле "Особые отметки" электронной карточки документа.
10.2.2. Делопроизводители регистрируют принятые правовые акты в модуле "ОРД" и направляют в АС ДОУ на ознакомление согласно спискам рассылки.
10.2.3. Электронные копии нормативных правовых актов ИОГВ, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций, имеющих межведомственный характер, направляются в правовое управление правительства области на государственную регистрацию.
В случае принятия по результатам правовой экспертизы решения о том, что акт носит нормативный характер, соответствует действующему законодательству и подлежит государственной регистрации в Регистре нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Воронежской области, специалисты правового управления правительства области регистрируют НПА в модуле "Регистр НПА ИОГВ" "Экземпляра ПВО".
10.2.4. После официального опубликования НПА делопроизводители вносят сведения об официальном опубликовании в электронную карточку документа.
10.2.5. При внесении изменений или отмене правового акта делопроизводители ставят отметку об изменении или отмене с указанием правового акта, на основании которого правовой акт изменен или отменен.
10.2.6. При получении уведомления и задачи о необходимости ознакомления с правовым актом исполнители подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа.
10.3. К модулю "ОРД" соответствующего "Экземпляра Системы" доступ пользователей АС ДОУ ограничен в зависимости от выполняемых должностных обязанностей и назначенных прав доступа.
К модулю "Регистр НПА ИОГВ" "Экземпляра ПВО" доступ пользователей АС ДОУ ограничен в зависимости от выполняемых должностных обязанностей и назначенных прав доступа.

11. Порядок работы с протоколами поручений

11.1. В правительстве области готовятся протоколы (далее - протоколы правительства области):
- заседаний правительства области;
- заседаний президиума правительства области;
- поручений, определенных на совещаниях губернатора области с главами (главами администраций) муниципальных районов и городских округов области (в режиме видео-конференц-связи);
- поручений, определенных во время рабочих поездок губернатора области в муниципальные образования области, предприятия, организации, учреждения;
- поручений, определенных на еженедельных оперативных совещаниях у губернатора области;
- заседаний коллегиальных органов, возглавляемых губернатором области;
- иные протоколы.
11.2. Регистрация протоколов правительства области производится в модуле "ОРД" БД "Протоколы" "Экземпляра ПВО".
Проект протокола в БД "Протоколы" готовит организатор совещания в соответствии с порядком работы в модуле "ОРД".
11.3. Согласование проекта протокола проводит организатор совещания, управление по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области (кроме протоколов заседаний президиума правительства области, заседаний правительства области, протоколов еженедельных оперативных совещаний у губернатора области, протоколов совещаний губернатора области с главами (главами администраций) муниципальных образований Воронежской области (в режиме видео-конференц-связи)).
11.4. Организационное управление правительства области обеспечивает:
- утверждение проекта протокола;
- регистрацию протокола (создание и заполнение электронной карточки в АС ДОУ, сканирование протокола);
- создание поручений по протоколам в АС ДОУ и направление на исполнение ответственным исполнителям (кроме протоколов заседаний коллегиальных органов, возглавляемых губернатором области).
11.5. Исполнение поручений, указанных в протоколе, подготовка служебной записки об исполнении поручения (продлении срока исполнения поручения), регистрация служебной записки как документа-связи в БД "Внутренние документы" с протоколом осуществляет ответственный исполнитель по протоколу.
11.6. Контроль за ходом исполнения поручений, создание проекта резолюции на служебную записку об исполнении поручения (продлении срока исполнения поручения), анализ исполнения поручений, внесение резолюций на служебные записки в электронную регистрационную карточку протокола и направление на исполнение в АС ДОУ, рассылка служебных записок на исполнение, подготовка материалов об исполнении поручений губернатора области к еженедельному оперативному совещанию у губернатора области, к заседанию президиума правительства области осуществляет контрольное управление правительства области.
11.7. Снятие с контроля поручений губернатора области (продление сроков исполнения) осуществляет контрольное управление правительства области на основании протоколов еженедельных оперативных совещаний у губернатора области, заседаний президиума правительства области.
11.8. После окончания работы над поручением исполнитель вводит данные об исполнении в электронную карточку поручения, контролирующее лицо утверждает данное поручение в АС ДОУ.
11.9. В БД "Протоколы" "Экземпляра ПВО" возможна регистрация протоколов иных совещаний, проводимых должностными лицами правительства области, руководителями структурных подразделений правительства области, ИОГВ и подведомственных им учреждений, иных органов государственной власти области, созданных в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области.

12. Обработка персональных данных в АС ДОУ

12.1. В АС ДОУ допускается обработка персональных данных в следующих целях:
- обеспечения рассмотрения обращений и запросов граждан, поступивших в Подразделение АС ДОУ, в том числе организация личного приема граждан;
- организационно-технического обеспечения АС ДОУ.
Обработка персональных данных в АС ДОУ в целях, несовместимых с целями, установленными настоящим Регламентом, не допускается.
12.2. Подразделения АС ДОУ при обработке персональных данных в АС ДОУ обязаны:
- соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и настоящим Регламентом;
- ограничивать обработку персональных данных достижением цели обработки;
- обеспечивать соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки персональных данных;
- обеспечивать при обработке персональных данных точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях - актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.
12.3. С использованием АС ДОУ допускается совершать следующие действия (операции) с персональными данными: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
12.4. Сроки обработки и хранения персональных данных в АС ДОУ определяются правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.
В случае если правовыми актами конкретный срок обработки и хранения персональных данных не установлен, то их обработка в АС ДОУ осуществляется до достижения цели обработки персональных данных или утраты необходимости в достижении цели обработки персональных данных.
12.5. Блокирование, удаление или уничтожение персональных данных, внесенных в АС ДОУ, осуществляется оператором Системы в течение 5 рабочих дней по заявке Подразделения АС ДОУ, осуществлявшего обработку этих персональных данных, подписанной руководителем или иным уполномоченным лицом Подразделения АС ДОУ.
В заявке Подразделения АС ДОУ для осуществления оператором Системы действий по блокированию, удалению или уничтожению ранее внесенных в АС ДОУ персональных данных в обязательном порядке указываются:
- действие, которое необходимо осуществить с персональными данными (блокирование, удаление или уничтожение);
- правовое основание для осуществления действия и подтверждающие документы (при необходимости);
- перечень персональных данных и другие сведения о них, позволяющие однозначно идентифицировать персональные данные в АС ДОУ.
12.6. Действия (операции) по сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, уточнению (обновлению, изменению), извлечению, использованию и передаче (предоставлению, доступу) персональных данных осуществляются Подразделениями АС ДОУ, осуществляющими обработку персональных данных, самостоятельно.
13. Порядок сопровождения модулей "Справочник организаций" и "Справочник персон"
Модули "Справочник организаций" и "Справочник персон" относятся к системным словарям. Данные из них используются при заполнении полей карточек. Информационное наполнение производится путем ввода информации о контрагентах непосредственно в модулях "Справочник организаций" и "Справочник персон" или в процессе работы в системе из других модулей или баз данных Системы (персона в модуле "Справочник персон" или сотрудник выбранной организации в модуле "Справочник организаций").
Информация, внесенная в модули "Справочник организаций" и "Справочник персон", доступна всем пользователям АС ДОУ для чтения и заполнения полей карточек документов.
Все зарегистрированные пользователи АС ДОУ в соответствующем "Экземпляре Системы":
- могут самостоятельно вносить информацию в модуле "Справочник персон", а также сведения о сотрудниках выбранной организации в модуле "Справочник организаций";
- имеют полный доступ к внесенным ими адресатам и самостоятельно поддерживают в актуальном состоянии внесенную ими информацию.
Предметный администратор АС ДОУ обеспечивает актуализацию модуля "Справочник организаций", а также других справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций АС ДОУ, в соответствии с информацией, предоставляемой пользователями Подразделений АС ДОУ.